Se amplió el plazo para la inscripción de Bases de Datos

Se amplió el plazo para la inscripción de Bases de Datos

-Se amplió el plazo para la inscripción de Bases de Datos y se incluyó la reglamentación para inscribir las Bases de datos en posesión de personas naturales.-

El pasado 8 de noviembre, mediante el Decreto 1759 de 2016 del Ministerio de Comercio, Industria y Turismo, se amplió el plazo para inscribir las Bases de Datos para las empresas responsables del tratamiento de datos. El nuevo plazo es el 30 de junio del año 2017.

 El mismo día, la Superintendencia de Industria y Comercio mediante la Circular Externa 01 incluyo la reglamentación para el registro de Base de Datos de personas naturales no inscritas en Cámaras de Comercio, entiéndase por ejemplo: médicos, abogados, consultores de cualquier materia que no estén inscritos como comerciantes, etc. Ahora, toda persona, sin importar si es natural o jurídica, deberá realizar el registro en el Registro Nacional de Bases de Datos (RNBD).

Les recordamos que no se debe suministrar la información personal de sus clientes, proveedores y/o empleados,  sino información especifica como la siguiente: (Leer ¿Qué es el Registro Nacional de Bases de Datos y cómo debo hacerlo?)

Información almacenada en la base de datos. Una breve descripción de la base (ej. Clientes, proveedores, empleados), que sirve para identificar la base dentro de una categoría, recuerde que esta categoría es creada por quien suministra la información y hace el registro.

Medidas de seguridad de la información. Corresponde a los controles implementados por el responsable del tratamiento para garantizar la seguridad de las bases de datos que está registrando

Procedencia de los datos personales. Si estos son recolectados del Titular de la información o suministrados por terceros y si se cuenta con la autorización para el tratamiento o existe una causal de exoneración, de acuerdo con lo establecido en el artículo 10 de la Ley 1581 de 2012.

Transferencia internacional de datos personales. Cuando hay transferencia internacional, el responsable se encuentra fuera del país y por lo tanto necesita una declaración de conformidad emitida por la Delegatura para la Protección de Datos Personales de la Superintendencia de Industria y Comercio o por una causal de excepción en los términos señalados en el artículo 26 de la Ley 1581 de 2012.

Transmisión internacional de datos personales. La transmisión solo comprende el envió de información a un encargado que no se encuentra dentro del país, en este caso se deberá anexar el contrato de transmisión o la declaración de conformidad mencionada en el punto anterior.

El proceso es sencillo y puede ser diligenciado con ayuda del Manual de Usuario del Registro Nacional de Bases de Datos RNBD de la Superintendencia de industria y Comercio, al igual que con el marco legal (Ley 1581 de 2012, Decreto 1377 de 2013, Decreto 886 de 2014, entre otros); el plazo para la inscripción finaliza el 30 de junio de 2017 y deben registrase como mínimo 3 bases de datos (clientes, proveedores y empleados). De no realizar el registro, podría incurrir en sanciones de hasta 2.000 smmlv, suspensión o incluso cierre de sus actividades relacionadas con el tratamiento de datos (L. 1582/2012 Art. 23).

Aunque el procedimiento de inscripción no requiere de experticia, debe tener cuidado con el contenido de su política de tratamiento de datos; si desea recibir asesoría sobre cómo hacer su política de tratamiento de datos, revisión de avisos de confidencialidad, cláusulas de tratamiento de información en los canales de recolección de los datos personales, procedimiento para que los titulares puedan ejercer sus derechos, y demás cumplimientos del régimen de protección de datos y habeas data, consúltenos.

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