Política de tratamiento de datos y de información -PTDI-

Política de Tratamiento de Datos e Información. (PTDI)

 

Política de Tratamiento de Datos e Información. (PTDI)

 

AVISO DE CONFIDENCIALIDAD

 

TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES. Los datos que se entregan a BÚHO LEGAL S.A.S –BÚHO- sociedad con domicilio en la ciudad de Bogotá D.C. ubicada en la dirección Av. Calle. 9ª # 50-15, correo electrónico info@buho.legal y número de teléfono +5714202600 Ext.-174; han sido obtenidos conforme a la ley 1581 de 2012 y sus decretos reglamentarios. BÚHO informa que los datos que obtiene con la aceptación del presente documento serán recolectados para la creación de la cuenta personal del Usuario y/o Cliente, elaboración de contratos y demás servicios contenidos en la Política de tratamiento de datos e Información, la cual puede ser consultada en la pagina web www.buho.legal . Así mismo, los datos recolectados serán objeto de análisis para fines de mejorar la estrategia de negocios del portal web, apoyada en herramientas de inteligencia de negocios que permiten adquirir conocimientos prospectivos para fines de predicción, clasificación y segmentación. El titular de la información tiene los derechos previstos en la Constitución y la Ley 1581 de 2012, especialmente el de conocer, actualizar o rectificar su información y cuanta con el correo electrónico, la pagina web y red social de Facebook para ejercer sus derechos. Con la actualización de la información, el Usuario y/o Cliente, proveedor u empleado autoriza, de manera previa, expresa e informada, a BÚHO para: recolectar, recaudar, almacenar, usar, circular, suprimir, procesar, compilar, intercambiar, tratar, actualizar y disponer de sus datos personales los cuales podrán ser incorporados en distintas bases o bancos de datos, o en repositorios electrónicos de todo tipo. Esta información es, y será utilizada en desarrollo de las funciones propias de BÚHO de forma directa o a través de terceros encargados. BÚHO actúa como tercero de buena fe frente a la veracidad de la información que le sea suministrada por los clientes, proveedores, empleados y usuarios.

 

Privacidad de BÚHO

BÚHO LEGAL S.A.S.– BÚHO- reconoce que las personas (Cliente y Usuarios) que ingresan a la plataforma, están preocupadas por cómo y para qué se usa la información respecto de su privacidad. Esta política de tratamiento de datos tiene como fin establecer: la forma en la cual se recolectan los datos, para qué finalidades la usamos y los mecanismos mediante los cuales pueden los titulares: conocer, actualizar, rectificar o sustraer sus datos personales de las bases de datos de BÚHO. Los servicios de BÚHO solo pueden ser ofrecidos cuando se aceptan estas políticas de términos y condiciones y tratamiento de datos e información; al aceptarlas en el momento de creación de la Cuenta en la plataforma u otros medios, el cliente manifiesta el haber leído y comprendido, de lo contrario, deberá abstenerse de aceptar los términos y condiciones y el contenido de esta Política de Tratamiento de Datos e información.

Objetivo

Establecer el contenido de todas las reglas aplicables al tratamiento de datos de carácter personal, información de la finalidad del tratamiento de los datos, los derechos de los Titulares, los deberes del responsable del tratamiento; los cuales fueron obtenidos por BÚHO, sociedad con domicilio en la ciudad de Bogotá D.C, con dirección en la Av. Calle. 9ª # 50-15, correo electrónico info@buho.legal y número de teléfono +5714202600 Ext.174; empresa Responsable del tratamiento de los datos personales que han sido recogidos para el desarrollo de su actividad comercial y en especifico, para las finalidades descritas en estas políticas.

Definición de términos

La Política de Tratamiento de Datos e Información define los siguientes términos, con el fin de ser entendidos con el significado textual descrito a continuación:

Autorización. Consentimiento previo, expreso e informado del titular para llevar a cabo el tratamiento de datos personales.

 Base de Datos. Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de tratamiento por parte del Responsable y/o Encargado.

 Dato personal. Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables. Los datos se clasifican en datos de identificación, datos de ubicación y datos socio-económicos (la empresa no maneja, ni solicitará en ningún momento, datos sensibles).

Encargado del tratamiento. Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el tratamiento de datos personales por cuenta del responsable del tratamiento. La calidad de encargado y responsable podrán concurrir en la misma persona natural o jurídica, publica o privada.

Responsable del tratamiento. La Sociedad BÚHO, que tiene la facultad de decidir sobre la base de datos y del tratamiento de los datos personales.

Titular. Persona natural cuyos datos personales sean objeto de tratamiento.

Tratamiento. Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales como: su recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

Transferencia. La transferencia de datos tiene lugar cuando el Responsable y/o Encargado del tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es Responsable del Tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.

Transmisión. Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un tratamiento por el Encargado por cuenta del Responsable.

Alcance

La  Política de Tratamiento de Datos e Información contenida en este documento, regula a todos los procesos organizacionales que BÚHO tenga en el desarrollo de su objeto social y que involucren el tratamiento de datos de carácter personal de sus clientes, proveedores, empleados o cualquier persona que autorice el manejo y custodia de sus datos.

Esta política es de carácter obligatorio para todos los niveles operáticos de BÚHO, sus trabajadores y cualquier persona que tengan acceso a los datos personales sobre los que BÚHO tenga alguna responsabilidad legal.

Las políticas contenidas en estas disposiciones fueron elaboradas bajo el tenor de los artículos 15 y 20 de la Constitución Política, la Ley 1581 de 2012 “Por la cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales”, el Decreto 1377 de 2013 “por el cual se reglamenta  parcialmente la ley 1581 de 2012”, y el Decreto 886 de 2014 “Por el cual se reglamenta el artículo 25 de la ley 1581 de 2012, relativo al Registro Nacional de Bases de Datos”.

Clase de información recolectada por BÚHO

BÚHO recolecta la información que es suministrada por el titular en nuestro formulario de creación de cuenta dentro de la plataforma, al igual de información recolectada por correo electrónico y redes sociales.

Dentro de la información recolectada se encuentran datos de identificación como: nombre, tipo y documento de identidad, edad, genero entre otros; datos de ubicación como: teléfono, correo electrónico, dirección de residencia, domicilio, entre otros; datos socioeconómicos: como precio de los contratos, valor y/o propiedad de bienes muebles o inmuebles, ocupación, entre otros. Dentro de la información almacenada, se llevará registro de las interacciones con la pagina mediante, con el fin de mejorar la experiencia de búsqueda de los clientes por sus gustos y preferencias; para deshabilitar ésta última opción, el cliente puede hacerlo directamente en la administración de su navegador, bloqueando el uso de Cookies en la Página web .

Finalidades o propósitos de la recolección de datos.

BÚHO usa la información recolectada para el desarrollo de su objeto social, esto es, la prestación de servicios jurídicos mediante plataformas virtuales o medios físicos. Dicha información se usa de igual manera para ofrecer nuevos servicios jurídicos, proveer asistencia a los clientes y responder quejas, sugerencias y comentarios. También, BÚHO usa la información de interacción dentro de la pagina con el fin de personalizar la experiencia con los usuarios, análisis de tendencias y estadísticas, para usar la información y mejorar los servicios ofrecidos por las plataformas y medios físicos.

No obstante, BÚHO empleara  los datos personales que captura en ejecución de su objeto social para las siguientes finalidades en especifico:

  1. Manejo interno para registro de los clientes y clientes potenciales en el ofrecimiento de productos y servicios por parte de BÚHO
  2. El envío de correspondencia, correos electrónicos o contacto telefónico con sus clientes, y distribuidores de sus distintos programas en desarrollo de actividades publicitarias, promocionales, de mercadeo (principalmente para planes de fidelidad y relacionales) de ejecución de ventas o estudios de mercado enfocados a su actividad.
  3. Para compartirlos o enviarlos a otros responsables o encargados designados por la empresa con fines comerciales relacionados con la ejecución de las actividades comprendidas dentro de su objeto social.
  4. Selección de personal, administración de contrataciones, manejo de relaciones laborales y cumplimiento de las obligaciones derivadas de la misma, otorgamiento de beneficios a sus empleados por sí mismo o a través de terceros, así como permitir el acceso de los empleados a los recursos informáticos y físicos de la empresa. Igualmente, el control del horario de trabajo y gestión del personal, pago de prestaciones sociales de los trabajadores, prevención de riesgos laborales, promoción y gestión de empleo, y promoción y selección de personal.
  5. Reporte y consulta a centrales de riesgo crediticio legalmente constituidas en Colombia, como la gestión de cobro en caso de incumplimiento de las obligaciones con la BÚHO
  6. Gestión estadística interna.
  7. Atención al cliente mediante sistema de Preguntas, Quejas y Respuestas.
  8. Comercialización de datos mediante contratos de transferencia. Dicha comercialización requerirá autorización previa por parte del Titular de la información.
  9. Publicación de artículos en la pagina Web buho.legal
  10. Registro de entrada y salida de documentos que contengan información del titular.
  11. Gestión contable, fiscal y administrativa para la facturación de los servicios y productos ofrecidos.
  12. Gestión contable, fiscal y administrativa para la gestión de proveedores.
  13. Asesoría en procedimientos judiciales, tramites jurídicos y documentos legales.
  14. Análisis de perfiles, encuestas de opinión, prospección comercial, publicidad propia, segmentación de mercados y ventas a distancia de los productos o prestación de los servicios.
  15. Realización de actividades de Comercio electrónico

Solo habrá transferencia de los datos con el consentimiento previo del titular tal como se expresa en el punto sobre privacidad al inicio de esta política.

Derechos de los titulares de datos

Los titulares de los datos personales contenidos en los archivos que reposen en los sistemas de información tanto virtuales como físicos de BÚHO, tienen los siguientes derechos respecto del manejo de su información:

  1. Recibir solicitud de autorización para el tratamiento de sus datos.
  2. Presentar consultas relacionadas con el tratamiento y contenido de sus datos ante BÚHO
  3. Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales en cualquier tiempo.
  4. Solicitar prueba de la autorización otorgada a BÚHO, para el tratamiento de sus datos.
  5. Obtener de BÚHO, la información relacionada con el manejo de sus datos personales, por cualquier medio, incluido el electrónico, de tal forma que ésta sea de fácil lectura y sin barreras técnicas que impidan su acceso. Para estos efectos el titular podrá autorizar mediante poder perfectamente conferido a terceros, a su representante legal o a sus causahabientes, según sea el caso y entiende que éstos podrán ser solicitados por autoridades administrativas y/o judiciales.
  6. Solicitar la exclusión de su información personal de registros o bases de datos.
  7. Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato, a menos que haya un derecho contractual de por medio, o que previamente dicha información haya salido de las manos de BÚHO bajo las condiciones contractuales, administrativas o judiciales requeridas.

Deberes de BÚHO

En desarrollo de esta política sobre el manejo de información BÚHO, asume los siguientes deberes:

  1. Solicitar autorización al titular de la información para el tratamiento de sus datos, la cual se perfecciona con la conducta inequívoca de utilización de los servicios y la plataforma Web.
  2. Conservar la autorización de tratamiento de datos otorgada por el titular, para ser consultada posteriormente, dicha información se encuentra almacenada en los servidores con fecha y hora, al igual que la constancia de envío del correo electrónico del cliente.
  3. Atender las consultas y reclamaciones interpuestas por los titulares de la información de conformidad con los procedimientos y tiempos de respuesta  establecidos en la normatividad colombiana.
  4. Obtener autorización del titular, cuando se requiera suministrar a un tercero, los datos personales en custodia, a menos que sean requeridos por una autoridad administrativa o judicial.
  5. Adoptar las medidas de seguridad necesarias para evitar adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento de los datos personales.
  6. Aplicar esta política sobre protección de datos personales en armonía con la Política de Seguridad de la Información.
  7. Regular en los contratos con terceros el acceso a los ficheros que contengan datos de carácter personal.
  8. Al momento de la recolección de datos, informar al titular de los datos la finalidad para la cual se requiere esa información.

Transferencia de datos personales

Podrá hacerse transferencia de datos personales con el consentimiento previo, escrito y expreso del titular del respectivo dato, salvo las excepciones de ley. La transferencia de datos personales deberá ser inscrita en el registro central de datos personales de BÚHO, el incumplimiento de estas prohibiciones por parte de empleados de BÚHO, será considerado como falta grave, que podrá dar lugar a la terminación de la relación laboral con justa causa, en los términos del Reglamento Interno de Trabajo. Lo anterior, sin perjuicio de las acciones legales a que haya lugar. La transferencia constara por contrato entre el responsable y el receptor de la información.

Procedimientos de acceso, consulta, rectificación, actualización o supresión de los Datos e información del Titular

Los titulares de la información tienen el derecho de acceder a sus datos personales y a los detalles del tratamiento de los mismos, así como rectificarlos, actualizarlos, suprimirlos cuando considere que resulten ser excesivos o innecesarios para las finalidades que justificaron su  obtención, u oponerse al tratamiento de los mismos para fines específicos. La solicitud de supresión de la información y la revocatoria de la autorización no procederán cuando el Titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos.

El mecanismo principal para consultar, editar y suprimir los datos es directamente en el administrador de la cuenta de BÚHO, cuando la información haya sido recolectada por dicho medio; de no ser posible el efectivo uso de los derechos del titular podrá hacerlo a través de:

  1. Solicitud mediante correo electrónico a info@buho.legal
  2. Contacto en la pagina web buho.legal
  3. Mensaje a través de la red social de Facebook @buho.asesorialegal
  4. De forma verbal o escrita en la oficina principal de BÚHO Av. Calle 9ª # 50 – 15 Torre A, Piso3.

Los mecanismos referidos podrán ser utilizados por los titulares o terceros con autorización legal para actuar en su nombre con los siguientes propósitos:

DERECHO DE ACCESO:

El derecho de acceso a la información se permite en todo momento mediante la plataforma e ingreso de la cuenta del Usuario y/o Cliente, quien podrá conocer, modificar o suprimir su información en cualquier momento. De no ser posible dicho mecanismo el  titular de la información podrá consultar de forma gratuita sus datos personales  al menos una vez cada mes calendario. Para conocer los datos personales que son objeto de tratamiento por parte de BÚHO, el titular podrá elevar una solicitud indicando la información que desea conocer a través de una solicitud verbal o escrita en cualquiera de nuestras oficinas, o mediante mensaje contenido en los canales previstos (correo electrónico, pagina web o Facebook).

La petición será atendida en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma. Cuando no fuere posible atender la petición dentro de dicho término, se informará al interesado expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual no podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

RECLAMOS.

De conformidad con lo establecido  en el artículo 14 de la Ley 1581 de 2012,  el titular o sus causahabientes, que consideren que la información contenida en una base de datos debe ser objeto de corrección, actualización, supresión o revocatoria de la autorización del tratamiento de sus datos personales, podrán presentar un reclamo ante BÚHO, el cual ha de tramitarse mediante el siguiente procedimiento:

  • Solicitud del Reclamo. Los derechos  de rectificación, actualización, supresión o revocatoria del consentimiento se podrán ejercer por:
  1. El titular o sus causahabientes previa acreditación de su identidad.
  2. Su representante previa acreditación de la representación.

Cuando la solicitud sea formulada por persona distinta del titular y no se acredite que la misma actúa en representación de aquél,  se tendrá por no presentada la reclamación.

  • La solicitud de rectificación, actualización, supresión o revocatoria debe ser presentada a través de los medios habilitados por BÚHO y contener, como mínimo,  la siguiente información:
  1. El nombre y domicilio del titular o cualquier otro medio para recibir la respuesta.
  2. Los documentos que acrediten la identidad o la personalidad de su representante.
  3. La descripción clara y precisa de los datos personales respecto de los cuales el titular busca ejercer la rectificación, actualización, supresión o revocatoria.

El término máximo para atender el reclamo será de diez (10) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

Seguridad de la información

BÚHO está sujeto a procedimientos y políticas de seguridad para el mantenimiento de los datos personales de sus clientes y/o usuarios, de forma directa y con el encargado del tratamiento de la información. No obstante, la transmisión y almacenamiento de datos en internet y servidores externos no puede ser garantizada totalmente. En razón de lo anterior, recomendamos que: no comparta la información de la cuenta ni clave con terceros, use un navegador seguro y desde un IP frecuente, y realice cambios frecuentes de su contraseña.

Área responsable de la atención de las peticiones, consultas y reclamos.

El área  responsable de atender las peticiones de acceso, rectificación, actualización, supresión de datos o revocatoria del consentimiento o autorización otorgada para el tratamiento de sus datos personales, puede ser contactada mediante el correo electrónico info@buho.legal y la pagina de internet www.buho.legal

Restricciones en el uso de esta política de tratamiento de datos.

Esta política de protección de datos personales es para uso exclusivo de BÚHO por tanto, está prohibida su copia, reproducción, distribución, cesión, publicación y/o traducción, en atención al respeto de la propiedad intelectual.

Fecha de entrada en vigencia de la política de tratamiento de datos.

Esta política de protección de datos personales entra a regir a partir del 23 de septiembre de 2016.

 

 

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